Ochrana soukromí

V těchto zásadách srozumitelně vysvětlujeme, jaké osobní údaje zpracováváme, proč, kde jsou uložené a kdo k nim má přístup. Rozlišujeme dvě role:

  • Jsme správce údajů o vašem zákaznickém účtu — registrace, přihlášení, fakturace (části 2 a 3).
  • Jsme zpracovatel údajů, které do služby vkládá vaše firma — uživatelé, vlákna, zprávy a přílohy vašich zaměstnanců. Správcem těchto údajů je vaše firma (části 4 až 7).

1. Kdo je provozovatelem služby?

Provozovatelem služby a správcem údajů o zákaznických účtech je:

  • Provozovatel: Petr Bíža
  • IČO: 76183637
  • Sídlo: Valtická 4107/17, 628 00 Brno
  • E-mail: support(at)stromcom.cz

2. Údaje o zákaznickém účtu

Shromažďujeme pouze údaje, které jsou nezbytné pro vedení vašeho zákaznického účtu, poskytování služby a plnění našich zákonných povinností.

a) Údaje pro vedení účtu a komunikaci

Tyto údaje zadáváte při registraci a slouží k vaší identifikaci a základnímu fungování služby.

  • Zobrazované jméno: Pro vaši identifikaci v rámci služby.
  • E-mailová adresa: Slouží jako přihlašovací jméno a pro veškerou komunikaci týkající se služby (např. potvrzení, upozornění, obnovení hesla).
  • Telefonní číslo: Nepovinné, pro případnou rychlou komunikaci.
  • Heslo: Vaše heslo nikdy neukládáme v čitelné podobě. Ukládáme pouze jeho jednosměrný hash.
  • Přihlášení přes Google: Pokud se přihlašujete účtem Google, dostaneme od Google vaše jméno, e-mailovou adresu a identifikátor účtu.
  • Historie přihlášení a souhlasů: Datum, IP adresa a prohlížeč při přihlášení a při udělení souhlasu s podmínkami — kvůli bezpečnosti účtu a doložení souhlasu.

Právní základ: Zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy, kterou s námi uzavíráte registrací.

b) Fakturační údaje

Pokud využíváte naše placené služby, potřebujeme tyto údaje pro správné vystavení daňových dokladů a plnění zákonných povinností.

  • Jméno a příjmení
  • Název společnosti
  • Adresa
  • IČO a DIČ
  • Status plátce DPH

Právní základ: Zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy a zároveň pro plnění našich právních povinností (zejména v oblasti účetnictví a daní).

c) Návštěvnost webu

Na veřejném webu stromcom.cz měříme návštěvnost přes Google Tag Manager a Google Analytics, a to jen s vaším souhlasem. Podrobnosti najdete v zásadách cookies. Do zákaznické administrace ani do komunikačního okna ve vašem systému žádné měřicí skripty nevkládáme.

3. Doba uchování údajů o účtu

Údaje o zákaznickém účtu uchováváme po dobu jeho trvání. Na vaši žádost účet zrušíme a údaje smažeme, s výjimkou fakturačních údajů, které musíme ze zákona archivovat po dobu až 10 let.

4. Data, která do služby vkládá vaše firma

Když Stromcom vložíte do svého systému, zpracováváme pro vás tyto údaje:

  • Uživatelé: identifikátor uživatele z vašeho systému, jméno a volitelně e-mailová adresa a odkaz na avatar — tedy jen to, co nám váš systém předá.
  • Skupiny uživatelů (např. oddělení), pokud je založíte.
  • Interní poznámky k uživatelům, pokud je v administraci vyplníte.
  • Vlákna: kód a název záznamu, ke kterému vlákno patří (např. číslo objednávky), odkaz na něj a další údaje o záznamu, které nám váš systém předá.
  • Zprávy, přílohy, reakce a zmínky vašich zaměstnanců.
  • Upomínky a sledování vláken, které si zaměstnanci nastaví.
  • Technické záznamy o požadavcích (IP adresa, prohlížeč, čas) pro zajištění provozu a bezpečnosti.

Tato data zpracováváme jen proto, abychom vám mohli službu poskytovat, a jen podle vašich pokynů. Nepoužíváme je k reklamě, neprodáváme je a nepoužíváme je k trénování modelů umělé inteligence. K obsahu zpráv přistupujeme jen tehdy, když nás o to požádáte v rámci podpory, nebo když to ukládá zákon.

5. Kde data ukládáme a jak je chráníme

Službu provozujeme v cloudu Amazon Web Services v datovém centru ve Frankfurtu nad Mohanem (Německo). Data ve službě tedy ukládáme v Evropské unii.

  • Veškerá komunikace mezi prohlížečem a službou probíhá šifrovaně (HTTPS).
  • Databáze ani úložiště příloh nejsou z internetu přímo dostupné. Přílohy vydáváme jen přihlášeným uživatelům projektu přes časově omezené odkazy.
  • Data jednotlivých zákazníků jsou od sebe oddělená — zaměstnanci jedné firmy nevidí data jiné.
  • Hesla k zákaznickým účtům ukládáme jen jako hash.
  • Přístup k provozní infrastruktuře má jen omezený okruh našich pracovníků, kteří jsou vázáni mlčenlivostí.
  • E-mailové upomínky obsahují jen název vlákna, odkaz na něj a poznámku, kterou si zaměstnanec napsal. Text zpráv z vláken e-mailem neposíláme.
  • Technické záznamy o požadavcích uchováváme nejvýše 60 dní.

Osobní údaje neprodáváme a nesdílíme za účelem reklamy. Pro provoz služby využíváme jen prověřené dodavatele, jejich seznam je v části Další zpracovatelé. Data dále předáváme tam, kam určíte vy — například když nastavíte webhooky nebo napojíte služby přes API. Pokud váš účet spravuje partner (např. agentura, která vám Stromcom dodala), má přístup k údajům vašeho účtu a projektů. Mimo to údaje předáváme jen tehdy, když nám to ukládá zákon (např. na vyžádání orgánů činných v trestním řízení).

6. Jak dlouho data ve službě uchováváme

  • Data ve službě uchováváme po dobu trvání smlouvy. Limit historie zpráv ve vašem plánu určuje, jak staré zprávy se zobrazují — starší zprávy nemažeme, jen nejsou vidět.
  • Po skončení předplatného přejde projekt do bezplatného plánu a data zůstávají.
  • Projekt smažeme na vaši žádost s ochrannou lhůtou 14 dní, během které jde smazání ještě zrušit. Po jejím uplynutí data projektu (uživatele, vlákna, zprávy i přílohy) zlikvidujeme. Poslední zálohu projektu uchováváme ještě 90 dní pro případ, že budete potřebovat data obnovit, a poté ji smažeme.
  • Na vyžádání vám před ukončením vydáme zálohu dat projektu (archiv se soubory JSON s uživateli a vlákny se zprávami, v rozsahu historie vašeho plánu).

7. Podmínky zpracování osobních údajů pro zákazníky

Tato část spolu s částmi 4 až 6 a seznamem dalších zpracovatelů tvoří smlouvu o zpracování osobních údajů podle čl. 28 nařízení (EU) 2016/679 (GDPR) mezi vaší firmou jako správcem a námi jako zpracovatelem. Je součástí obchodních podmínek a platí pro všechny plány včetně bezplatného.

  • Předmět a doba: zpracování údajů uvedených v části 4 za účelem poskytování služby, po dobu trvání smlouvy.
  • Kategorie subjektů údajů: zaměstnanci a další osoby, které do služby přidáte jako uživatele.
  • Pokyny: údaje zpracováváme jen podle vašich doložených pokynů. Za pokyny se považuje nastavení a používání služby, včetně API.
  • Mlčenlivost: osoby, které mají k údajům přístup, jsou vázány mlčenlivostí.
  • Zabezpečení: přijímáme opatření popsaná v části 5.
  • Další zpracovatelé: udělujete nám obecný souhlas se zapojením dodavatelů uvedených v části Další zpracovatelé. Změny seznamu zveřejňujeme v této části. Proti změně můžete vznést námitku, případně smlouvu ukončit.
  • Součinnost: pomůžeme vám vyřídit žádosti vašich zaměstnanců o přístup, opravu nebo výmaz údajů. Uživatele i zprávy lze mazat přímo ve službě nebo přes API. Smazáním uživatele jeho jméno, e-mailovou adresu a avatar odstraníme a jeho zprávy zůstanou u záznamu pod anonymním autorem. Se smazanou zprávou smažeme i její přílohy.
  • Porušení zabezpečení: o porušení zabezpečení osobních údajů vás budeme informovat bez zbytečného odkladu poté, co se o něm dozvíme.
  • Ukončení: po skončení smlouvy vám na vyžádání data vydáme (část 6) a poté je zlikvidujeme, pokud jejich uchování nevyžaduje zákon.
  • Kontrola: poskytneme vám informace potřebné k doložení plnění těchto povinností.

Potřebujete-li smlouvu o zpracování v samostatném podepsaném dokumentu nebo podle vlastního vzoru, napište nám.

8. Vaše práva

V souladu s nařízením GDPR máte právo:

  • Na přístup ke svým osobním údajům.
  • Na opravu nepřesných nebo neúplných údajů.
  • Na výmaz svých údajů (pokud již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny).
  • Na omezení zpracování údajů.
  • Podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů.

Pokud jste zaměstnanec firmy, která Stromcom používá, obraťte se se žádostí nejdříve na svého zaměstnavatele — je správcem vašich údajů ve službě. Pro uplatnění práv vůči nám nás kontaktujte na e-mailu support(at)stromcom.cz.

9. Další zpracovatelé

S každým dodavatelem máme uzavřené smluvní podmínky ochrany osobních údajů.

Seznam dodavatelů, se kterými spolupracujeme
  • Amazon Web Services EMEA SARL (Lucemburk) — provoz služby a ukládání dat v datovém centru Frankfurt (EU), doručování souborů komunikačního okna přes síť AWS.
  • Mailgun Technologies, Inc. — doručování e-mailů (účet, předplatné a objednávky, tikety podpory, upomínky).
  • Google Ireland Limited — přihlášení účtem Google (jen pokud ho zvolíte), měření návštěvnosti veřejného webu, jen se souhlasem. Netýká se dat ve službě.
  • Cloudflare, Inc. — doručování veřejných knihoven (ikony, zvýraznění kódu) v zákaznické administraci. Vidí jen IP adresu prohlížeče.